ÍNDICE
3….. Responsables del Código Ético. 4
Principios y valores dEL GRUPO.. 4
4….. Cumplimiento normativo y comportamiento ético. 4
6….. No discriminación e igualdad de oportunidades. 5
7….. Selección, contratación, retribución y derechos de los trabajadores. 6
8….. Respeto a las personas y prevención del acoso. 6
9….. Seguridad y salud laboral 6
12…. Compromiso y reputación. 7
13…. Uso de los recursos y medios para el desarrollo de la actividad profesional 8
14…. Transparencia en la información. 8
15…. Colaboración con la Justicia. 8
compromisos Y GUÍA PARA EL CUMPLIMIENTO normativo.. 9
16…. Prevención de la corrupción. 9
17…. Prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. 10
18…. Compromiso de cumplimiento fiscal y tributario. 11
19…. Respeto a la libre competencia del Grupo. 12
20…. Confidencialidad, protección de datos y secretos de empresa. 13
21…. Uso de los sistemas informáticos. 14
22…. Prevención de la estafa y/o publicidad engañosa. 14
23…. Protección del medio ambiente y salud pública. 15
24…. Propiedad intelectual e industrial 15
25…. Compromiso de prevención penal 16
26…. Configuración y diseño. 17
27…. Garantías y Responsabilidades. 17
28…. Responsable del Canal Ético. 18
OBLIGATORIEDAD Y RESPONSABILIDAD. 18
29…. Obligación de seguimiento y comunicación. 18
30…. Sistema Disciplinario. 18
31…. Revisión y actualización del Código Ético. 19
33…. Agradecimientos y necesidad de colaboración. 20
TÍTULO I
1 Finalidad
GRUPO NEXUM, integrado por las entidades NEXUM FINANZA S.L., GESTORIZA INVERTIA S.L., NEXUM INTEGRA S.L.; VALLE DE ASPE 32, S.L., VALDESQUI 45 LUXURY HOMES, S.L., ZENIT 21 BY NEXUM S.L., EDIFICIO CACHÓN S.L., MONTE ENCINAS BY NEXUM S.L.,FLAMINGOS GOLF & BEACH VILLAGE S.L. (en adelante “el Grupo”), tiene el más alto compromiso y voluntad de comportamiento ético en sus actividades y operaciones, todo ello con el cumplimiento de la legalidad vigente y seguimiento del marco normativo que le es de aplicación.
Para cumplir y poder facilitar el seguimiento de este compromiso, hemos elaborado el presente Código Ético como marco de referencia de aplicación para todas aquellas entidades y personas relacionadas e implicadas con nuestro Grupo.
El marco de referencia que establece nuestro Código Ético se complementa y refuerza con todos aquellos protocolos, procedimientos y normas internas de actuación y cumplimiento normativo que disponemos y que formalmente son comunicadas a las personas implicadas. Con el objetivo de dotar de eficacia al presente Código, se ha designado a un equipo responsable del mismo para su adecuado seguimiento y aplicación, así como prestar soporte a las personas implicadas en el cumplimiento del mismo. Asimismo, como garantía de rigor e independencia, se ha habilitado un canal de comunicaciones y denuncias para poder gestionar posibles incidencias o mejoras relacionadas con el compromiso del Grupo.
2 Ámbito de aplicación
El presente Código es de aplicación en todas aquellas actividades y operaciones que realice el Grupo y en todos los territorios en los que ejerza las mismas. En este sentido general, es de aplicación a todos los empleados, colaboradores, asesores externos, clientes, proveedores y, en general, a cualquier persona física y/o jurídica relacionada con el Grupo. Aquellos directivos o responsables que, en el desempeño de sus funciones, gestionen o dirijan equipos de personas velarán para que los empleados directamente a su cargo conozcan y cumplan el Código Ético, siendo referentes de conducta en el Grupo.
3 Responsables del Código Ético
El Grupo, a efectos de llevar un adecuado control y seguimiento de su Código Ético, nombrará a uno o varios responsables para proteger sus principios y valores, asegurando el cumplimiento y efectividad del mismo. En este sentido es de su responsabilidad realizar la revisión y actualización, y del análisis exhaustivo de un posible incumplimiento.
En ellos, el Grupo deposita toda su confianza, para llevar a cabo la supervisión, desarrollo y actualización de lo establecido en el presente Código, así como el análisis e investigación de posibles incumplimientos y/o comunicaciones de irregularidades.
TÍTULO II
Principios y valores deL GRUPO
Los principios éticos de la organización, junto con los valores de transparencia, honestidad e integridad, constituyen los pilares en los que se asienta la actividad del Grupo, de forma que todos los empleados, entidades y personas relacionadas con la misma deben conocerlos y respetarlos en el desarrollo de sus funciones y actividades.
4 Cumplimiento normativo y comportamiento ético
El Grupo tiene el más alto compromiso de cumplimiento de la legalidad y marco normativo vigente, que sea aplicable a su actividad, y destinará los máximos recursos para promover y fomentar una cultura de cumplimiento normativo de acuerdo con los principios y valores establecidos a través del presente Código Ético.
Todos los empleados o nuevos miembros que se incorporen o pasen a formar parte del Grupo, así como los terceros que establezcan relaciones con la misma, deberán aceptar y respetar los valores, principios y normas que se detallan y recogen a través del presente documento.
Para asegurar el buen funcionamiento del Grupo y el adecuado cumplimiento normativo, es importante la participación activa de todos los miembros y colaboradores que la integran, para poder así analizar y efectuar el oportuno seguimiento de las normas adoptadas por ella.
De esta forma, y con el propósito de garantizar el compromiso del presente Código Ético, el Grupo facilita el acceso al mismo a todos los empleados, miembros, entidades y personas relacionadas con su actividad y operativa.
De acuerdo con lo anterior, el Grupo proporciona la herramienta del Canal Ético, para comunicar cualquier indicio, sospecha de incumplimiento normativo o conductas contrarias a los valores éticos adoptados por el Grupo, ya sean cometidas por un miembro de cualquier entidad perteneciente al Grupo o un tercero relacionado con la misma.
Asimismo, todas las personas anteriormente mencionadas deberán ser conocedoras de los protocolos específicos implementados, en todas aquellas materias que el Grupo haya desarrollado que les son de aplicación, y deben de seguir las pautas que se establezcan en cada uno de ellos.
5 Buena fe
Todos los miembros y terceros relacionados con el Grupo deben cumplir lo establecido en el presente Código, desde la buena fe, honestidad, y de acuerdo con los valores y principios adoptados por la misma.
En particular, hay que tener presente que todas las comunicaciones y/o denuncias deben realizarse bajo el principio de buena fe y, por tanto, deben basarse en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento que debe ser comunicado. Asimismo, el principio de buena fe requiere que en ningún caso pueda desprenderse que existe falsedad, falta a la verdad o intención de venganza o de perjudicar a un tercero.
6 No discriminación e igualdad de oportunidades
El Grupo está comprometido y alineado con una cultura de tolerancia cero con la discriminación por razón de raza, color, nacionalidad, origen social, edad, sexo, estado civil, orientación sexual, ideología, opiniones políticas, religión o cualquier otra condición personal, física o social de sus empleados, miembros o colaboradores relacionados con el Grupo, así como la igualdad de oportunidades entre ellos.
En este sentido, esta igualdad de oportunidades no únicamente afecta a nivel personal sino también a nivel empresarial, no pudiendo existir ningún tipo de discriminación ni selección individualizada hacia cualquier persona o entidad.
No se permite que se discrimine a otro por cualquiera de las razones anteriormente descritas. Si hubiera indicios, sospechas o conocimiento de trato desigual o discriminatorio se debe comunicar inmediatamente a través del Canal Ético que dispone el Grupo.
7 Selección, contratación, retribución y derechos de los trabajadores
El Grupo promueve la igualdad de trato entre mujeres y hombres en lo que se refiere al acceso al empleo, a la promoción de trabajadores y a las condiciones de contratación. Los empleados que intervengan en los procesos de selección, contratación y/o promoción profesional deben guiarse con objetividad en sus actuaciones y decisiones, sin tener en cuenta cualquier factor que pueda alterar la objetividad de la decisión.
Se evalúa a los candidatos atendiendo exclusivamente a los méritos académicos y profesionales, viendo que sus cualidades se adapten a las necesidades del Grupo.
Asimismo, el Grupo protege los derechos de los trabajadores de cada entidad y está comprometida con el cumplimiento de la normativa vigente, el Estatuto de los trabajadores y los respectivos convenios colectivos, respetando todos los requisitos de retribución y cotización, según se dicte en la legislación laboral.
8 Respeto a las personas y prevención del acoso
El abuso, la intimidación, la falta de respeto y consideración o cualquier tipo de agresión física o verbal son inaceptables y no se permiten ni toleran en el Grupo. Cualquier miembro vinculado con la misma debe promover el respeto a las personas, especialmente quienes desempeñen funciones de dirección, pues son un ejemplo a seguir, promoviendo a todos los niveles del Grupo unas relaciones basadas en el respeto por la dignidad de los demás, la participación, la equidad y la colaboración recíproca.
Está prohibida cualquier forma de acoso (ya sea sexual, laboral, personal o empresarial) y cualquier tipo de comportamiento que genere un ambiente de trabajo intimidante, hostil, humillante u ofensivo. Si se tuvieran indicios, sospechas o conocimientos de que se estuvieran produciendo este tipo de situaciones, se debe comunicar dicha actuación a través del Canal Ético implantado por el Grupo.
9 Seguridad y salud laboral
La seguridad y la salud en el trabajo es una prioridad del Grupo, que procura una mejora continua de las condiciones / entorno laboral y adopta todas las medidas preventivas exigibles conforme a la legislación vigente. Además, ofrece formación a los empleados sobre los riesgos de sus puestos o funciones y las medidas que deben seguir para prevenirlos.
Se debe, por lo tanto, prever y corregir condiciones inseguras, fomentar, respetar y cumplir las normas de seguridad y salud laboral, cuidando la propia y la de los compañeros e informar de cualquier situación de riesgo que pueda darse a través del Canal, según lo establecido en el presente Código Ético.
10 Conflictos de interés
El Grupo defiende una actividad libre de conflictos de intereses. Por ello, deberá de informarse a efectos de valorar las implicaciones, cuando exista una situación personal, familiar, de amistad o cualquier otro tipo de circunstancia que pueda afectar a la objetividad y al interés del Grupo, de forma que, cualquier miembro tiene la obligación de comunicarlo para poder aplicar este compromiso. No se podrá anteponer un interés personal, profesional o financiero ante el interés del Grupo.
Tampoco se puede ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomar decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés. Si alguien se encontrase, cree que podría encontrarse o tuviera conocimientos / indicios en una situación de conflicto, debe de ponerlo en conocimiento a través del Canal Ético puesto a disposición, ya que todo ello va en contra de la imagen y buenas prácticas del Grupo.
11 Responsabilidad
Los miembros del Grupo deben desempeñar sus funciones de forma diligente, eficiente y enfocada a ofrecer un servicio de calidad.
Todo empleado debe actuar con rigor, prudencia, compromiso y honestidad tomando decisiones en el ámbito de sus responsabilidades y respetando las normas, protocolos internos de actuación y principios éticos de la empresa.
12 Compromiso y reputación
Es obligación de todas las personas relacionadas con el Grupo actuar de forma leal, objetiva, honrada, sensata y alineada con los intereses de la misma, utilizando todos los medios puestos a su disposición y evitando actuaciones que puedan causarle un perjuicio de cualquier tipo, ya sea económico o reputacional.
Las personas relacionadas con el Grupo o cada una de sus entidades no pueden hacer uso de los medios informáticos, del correo electrónico, herramientas informáticas internas u otros y, en particular, de redes sociales, blogs u otras herramientas de comunicación para manifestar opiniones y/o compartir imágenes o comentarios que puedan considerarse difamatorios, injuriosos o vejatorios contra cualquier miembro o colaborador de la misma.
13 Uso de los recursos y medios para el desarrollo de la actividad profesional
El Grupo pondrá al servicio de todos sus empleados los medios necesarios para desarrollar sus funciones, debiendo de utilizar todos los recursos que se pongan a su alcance de la forma más apropiada y eficaz.
No se podrán utilizar dichas herramientas para uso personal. La utilidad, instalaciones, equipos, aplicaciones o sistemas de comunicaciones que son de titularidad del Grupo serán de uso exclusivo para el desarrollo de la actividad profesional.
Para garantizar el adecuado seguimiento de este apartado, así como, cumplir con la normativa vigente, es de obligada aplicación el seguimiento de las normas y políticas de uso que el Grupo proporcione a los usuarios en este ámbito.
14 Transparencia en la información
El Grupo informará de forma veraz, adecuada y congruente sobre su actuación, siendo la transparencia en la información uno de sus principios fundamentales.
La información deberá reflejar la totalidad de las transacciones, hechos y demás eventos en los que participa el Grupo. La información económica-financiera del Grupo y, en particular, las cuentas anuales reflejarán fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial.
El Grupo prohíbe la modificación o alteración de documentos, principalmente con repercusión contable como facturas, contratos de información comercial o contractual; así como de documentos de la actividad u otros de igual naturaleza.
Ningún miembro relacionado con el Grupo debe ocultar o distorsionar la información en los registros e informes contables, económicos, comerciales, laborales o de cualquier otra índole. En consecuencia, cualquier empleado o colaborador, está obligado a no modificar, alterar, omitir u ocultar ningún concepto ni contenido como fechas, hechos, realidad de la transacción, cantidades, personas relacionadas o cualquier otro dato e información contenida en un documento relacionado con el Grupo.
Igualmente, si se tuviera conocimiento de alguna actuación como las expuestas en el párrafo anterior, o de cualquier otra que violara la transparencia en la información, deberá comunicarse al Grupo a través del Canal implementado.
15 Colaboración con la Justicia
El Grupo tiene una clara cultura de cumplimiento que lleva aparejada la colaboración con las autoridades judiciales cuando se le requiera a tal efecto.
TÍTULO III
compromiso y guía para el cumplimiento normativo
En este Código Ético se establecen una serie de pautas generales definidas como valores o principios, con la finalidad de orientar la conducta de los empleados, miembros o colaboradores relacionados con el Grupo y, en su caso, resolver las dudas que puedan surgir en el desarrollo de su actividad.
Junto a estas, se deben tener en cuenta también los protocolos y normas internas desarrolladas por el Grupo para las distintas áreas que le sean de aplicación, pautas de conducta para un comportamiento íntegro y diligente con el Grupo y con terceros, debiéndose de respetar cuidadosamente por cada una de las personas vinculadas con la misma.
16 Prevención de la corrupción
El Grupo censura y está totalmente en contra de cualquier acto de corrupción, soborno o tráfico de influencias, ya sea ejercida de forma directa o indirecta, a través del medio que pueda producirse.
Serán prácticas prohibidas todas aquellas que puedan suponer riesgo de corrupción privada, corrupción pública, tráfico de influencias y la financiación ilegal de partidos políticos. Es decir, conductas tipificadas que tienen como objetivo alterar o modificar los criterios de decisión y/o acción de una o varias personas y, como consecuencia, deriven en una ventaja comercialmente beneficiosa para la empresa.
Por lo tanto, no está permitido aceptar, ofrecer, prometer o entregar, directa o indirectamente cualquier regalo, retribución o beneficio de cualquier clase a una autoridad, funcionario público, directivo o persona con capacidad de decisión (sea pública o privada), con la finalidad de alterar los criterios de decisión. En el mismo sentido, no se debe recibir, solicitar o aceptar, directa o indirectamente un beneficio ilícito o ventaja no justificado como contraprestación para favorecer indebidamente a otro en cualquier operación relacionada con el Grupo.
Toda persona que tenga conocimiento, por un lado, de cualquier solicitud por un tercero de pagos, comisiones, regalos o retribuciones y, por otro, de que algún profesional del Grupo haya solicitado, recibido, aceptado, entregado o prometido cualquier ventaja no justificada o ilícita, o cualquier indicio o sospecha de los hechos anteriormente descritos, la debe rechazar y poner en conocimiento a través del Canal Ético implementado por el Grupo.
17 Prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
El Grupo está comprometida en la lucha contra el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y, en consecuencia, rechaza cualquier actividad que pueda favorecer, suponer o implicar un riesgo de blanqueo de capitales. Como marco general, se entiende que puede existir riesgo de blanqueo de capitales en alguna de las siguientes actividades:
- La conversión o la transferencia de bienes, a sabiendas de que dichos bienes proceden de una actividad delictiva o de la participación en una actividad delictiva, con el propósito de ocultar o encubrir el origen ilícito de los bienes o de ayudar a personas que estén implicadas a eludir las consecuencias jurídicas de sus actos.
- La ocultación o el encubrimiento de la naturaleza, el origen, la localización, la disposición, el movimiento o la propiedad real de bienes o derechos sobre bienes, con el conocimiento de que dichos bienes proceden de una actividad delictiva o de la participación en una actividad delictiva.
- La adquisición, posesión o utilización de bienes, a sabiendas, en el momento de la recepción de los mismos, de que proceden de una actividad delictiva o de la participación en una actividad delictiva.
- La participación en alguna de las actividades mencionadas en las letras anteriores, la asociación para cometer este tipo de actos, las tentativas de perpetrarlas y el hecho de ayudar, instigar o aconsejar a alguien para realizarlas o facilitar su ejecución.
El objetivo de dichas acciones, que generalmente se realizan en varios niveles, consiste en hacer que los fondos o activos obtenidos a través de actividades ilícitas aparezcan como el fruto de actividades legítimas y circulen sin problema en el sistema financiero y actividades empresariales, permitiéndoles la retención y administración de los mismos.
Para garantizar el adecuado seguimiento de este apartado, es de obligada aplicación el seguimiento de las normas y políticas que el Grupo proporcione a los usuarios en este ámbito.
Ante cualquier indicio, duda o sospecha sobre si una conducta u operativa puede considerarse blanqueo de capitales o ser susceptible de cumplir cualquier punto de los anteriormente descritos, debe dirigirse al Canal Ético e informar al Grupo.
18 Compromiso de cumplimiento fiscal y tributario
El Grupo tiene el más alto compromiso de seguimiento y cumplimiento de la normativa y legislación contable, mercantil, tributaria y fiscal. Este compromiso se basa en los valores de transparencia, buena fe y cooperación con la Agencia Tributaria y otras autoridades competentes. En consecuencia, todos los miembros y terceros que colaboren con el Grupo, en el ejercicio de las actividades relacionadas con la misma, deben adoptar una actitud proactiva y actuar en base a estos valores.
Por todo ello, el Grupo desaprueba y censura cualquier conducta o finalidad que conlleve el hecho de no aplicar adecuadamente la normativa con implicaciones fiscales y mercantiles, y que pudiera generar la elusión de los diferentes impuestos que le son de aplicación al Grupo. En este sentido, queda prohibida cualquier operación o práctica que no siga este compromiso y, en particular, no se realizaran las siguientes prácticas o actuaciones:
- Operaciones, acuerdos o actividades con finalidad de eludir impuestos, incluyendo la falta de registro, manipulación o alteración de la información o documentos soporte.
- Solicitar y documentar operaciones, que generen de forma indebida deducciones, bonificaciones, desgravaciones, devoluciones o subvenciones que beneficien directa o indirectamente al Grupo o miembros de la misma.
- Modificar elementos de información documental o registro, como pueden ser los conceptos o destinatarios de las actividades y operaciones al Grupo y que impliquen alterar artificialmente las implicaciones tributarias y/o el registro y control documental del Grupo o de terceros
- Utilizar estructuras y/o jurisdicciones con la finalidad de simular y aplicar estructuras de pago de impuestos anómalos e indebidos.
- Cualquier operación que tenga como finalidad alterar indebidamente las implicaciones fiscales, mercantiles o contables
Para garantizar el adecuado seguimiento de este apartado y cumplir con la normativa vigente, es de obligada aplicación el seguimiento de las normas, políticas y programas formativos que el Grupo proporcione en este ámbito.
Para cumplir con este compromiso es necesaria la participación activa de todos los miembros del Grupo y de cualquier persona física o jurídica con la que tengamos relaciones en el marco de nuestra actividad y operaciones. En este sentido, es necesario que cualquiera de los anteriores que tuviera dudas, indicios o conocimiento de la realización de alguna de las prácticas prohibidas o, en general, del no seguimiento del compromiso en materia fiscal y mercantil, lo comunique en el Canal Ético que le indicamos.
19 Respeto a la libre competencia del Grupo
El Grupo se compromete con las disposiciones legales y reglamentarias relacionadas con la regulación de la competencia, al objeto de proporcionar a sus directivos, empleados y colaboradores, las pautas y directrices para actuar debidamente, promoviendo la libre competencia en el mercado y evitando cualquier tipo de conducta que comprometa las buenas prácticas en el comercio y pueda causar un perjuicio a los consumidores.
De acuerdo con los principios y voluntad del Grupo, esta rechaza las siguientes conductas por ser susceptibles de afectar a la libre competencia y/o constituir actos de competencia desleal:
- Conductas Colusorias. Se entienden como un acuerdo, decisión o recomendación colectiva, o práctica concertada o paralela, en relación con precios o servicios que pudieran causar un perjuicio de oportunidad a la competencia.
- Abuso de posición dominante. Dícese de la explotación abusiva por una o varias empresas de su posición de dominio en todo o en parte del sector o mercado que les permita llevar a cabo su actividad, sin tener en cuenta a los proveedores, clientes o competidores.
- Actos desleales. Tales como todo comportamiento que resulte objetivamente contrario a las exigencias de la buena fe y que pueda afectar los intereses de los consumidores, distorsionando o pudiendo distorsionar de manera significativa el comportamiento económico del consumidor.
- Concentraciones económicas. Se entiende cuando tiene lugar un cambio estable del control de la totalidad o parte de una o varias empresas como consecuencia de la fusión de dos o más empresas anteriormente independientes, la adquisición por una empresa del control sobre la totalidad o parte de una o varias empresas, la creación de una empresa en participación y, en general, la adquisición del control del conjunto sobre una o varias empresas, cuando éstas desempeñen de forma permanente las funciones de una entidad económica autónoma.
Por ello, quien tenga sospechas o conocimiento de una potencial infracción, o tenga dudas frente a determinada actuación o propuesta recibida, que pueda afectar a la libre competencia y/o causar un perjuicio al Grupo y a los consumidores finales, debe informar a través del Canal Ético implementado por la misma.
20 Confidencialidad, protección de datos y secretos de empresa
Todos los empleados y miembros relacionados con el Grupo deben guardar secreto respecto a los datos o información no pública que conozcan en el desempeño de su actividad profesional, y/o laboral, así como de los secretos de empresa, considerados como cualquier tipo de dato de relevancia del Grupo, que no tenga conocimiento público y se derive de la misma. Esos datos o información serán tratados como confidenciales, por lo que deben ser utilizados exclusivamente para fines profesionales y laborables, no pudiéndolos sacar ni manipular.
Asimismo, queda totalmente prohibido realizar fotografías, copias, o imágenes, de cualquier tipo de información o datos, sin el consentimiento expreso del Grupo y si no consta o está incluido en las funciones laborales.
Todas las comunicaciones (vía correo, fax, correo electrónico, etc.) emitidas por cualquier miembro del Grupo, sólo podrán dirigirse a su destinatario final, no pudiendo dirigirse a terceros salvo autorización expresa del destinatario.
En caso de cese de la relación con el Grupo, se deberá devolver toda la información confidencial, incluyendo los documentos y medios o dispositivos de almacenamiento, así como el terminal informático. La obligación de confidencialidad persiste una vez terminada la relación profesional con el Grupo.
El Grupo es responsable de proporcionar los medios de seguridad suficientes para garantizar el tratamiento confidencial de los datos, de forma que se deberán adoptar las medidas necesarias para recabar, almacenar y acceder a los mismos sin que exista ningún riesgo interno o externo de acceso no consentido, manipulación o destrucción, tanto intencionada como accidental. En este sentido, se han implementado los requisitos que la normativa de protección de datos establece, entre otros los siguientes:
- Designación de un responsable / delegado de protección de datos.
- Implantación de procedimientos de control y seguimiento acorde con la actividad y riesgos de protección de datos del Grupo.
- Comunicación y procedimientos para atender a los derechos y consentimiento de los titulares de los datos.
- Procedimientos de control y regulación contractual para la función de encargado de tratamiento.
- Planes de comunicación / formación.
Para garantizar el adecuado seguimiento de este apartado y cumplir con la normativa vigente, es de obligada aplicación el seguimiento de las normas, políticas y programas formativos que el Grupo proporcione en este ámbito.
En el caso de tener conocimiento de indicios, sospechas o certeza de incumplimiento de la normativa y protocolos internos, violaciones / brechas de seguridad de datos, o de que cualquier dato o información confidencial se esté cediendo o utilizando indebidamente, deberá ser comunicado inmediatamente a través del Canal Ético instaurado por el Grupo.
21 Uso de los sistemas informáticos
Los empleados del Grupo que tengan acceso al uso de sistemas informáticos y sistemas de comunicaciones deben hacer un uso exclusivamente profesional, siendo responsables de la confidencialidad de sus contraseñas, procurando que nadie tenga conocimiento de las mismas para que no se pueda acceder a la información que contiene.
Asimismo, el acceso a internet y a diferentes aplicaciones como el correo electrónico y/o redes sociales que el Grupo pone a disposición, se limitará a los temas directamente relacionados con la actividad que presta la misma y con el lugar de trabajo del usuario.
Se deben conocer y cumplir estrictamente con las normas establecidas y criterios generales de buen uso y seguridad de la información en relación con:
- Los usos permitidos y prohibidos de Internet, aplicaciones y correo electrónico.
- Las pautas para el control y la monitorización de tales herramientas.
- El uso de dispositivos personales y corporativos por parte de los empleados.
- Los aspectos relacionados con la imagen corporativa, redes sociales o mensajería instantánea.
- El tratamiento de datos personales conforme a la normativa de protección de datos.
Todos los usuarios son responsables de aplicar adecuadamente los programas formativos, protocolos y normas de uso que elabore y les comunique la entidad en este ámbito. Cualquier miembro relacionado con el Grupo que sea conocedor de un riesgo real o potencial que se esté llevando a cabo por el mal uso de los sistemas informáticos y/o de los sistemas de comunicaciones, debe de ponerlo en conocimiento del Grupo, a través del Canal Ético facilitado.
22 Prevención de la estafa y/o publicidad engañosa
El Grupo velará para que su actividad se sujete al estricto cumplimiento de la Ley, poniendo a disposición del cliente toda información precisa veraz que no provoque error y/o engaño o que dificulte la comprensión del servicio y/o producto, con la voluntad de establecer relaciones comerciales de calidad, en consonancia con el principio de transparencia que rige el Grupo, así como con la normativa vigente en relación con el deber de la información.
Por ello, toda información reflejará fielmente su realidad de acuerdo con las normas y principios que sean de aplicación, siguiendo los criterios de integridad, claridad y precisión y evitando cualquier conducta en la publicidad, comercialización y/o venta que pueda suponer un engaño o falta de información relevante para el cliente.
Al objeto de asegurar este compromiso y para el caso de que se tenga conocimiento de cualquier conducta de riesgo en este ámbito, se debe comunicar cualquier indicio, sospecha o conocimiento de incumplimiento, utilizando el Canal Ético implementado por el Grupo.
23 Protección del medio ambiente y salud pública
El Grupo se compromete activa y responsablemente con la conservación del medio ambiente y el cumplimiento de la normativa público-sanitaria aplicable, respetando las exigencias legales y siguiendo las recomendaciones y procedimientos establecidos en dichas materias, de acuerdo con las actividades que se desarrollan en la misma.
En el caso de que en el Grupo no se cumpla con las normas de protección del medio ambiente y salud pública, así como con los protocolos internos de los que disponga, se pondrá en conocimiento a través de su propio Canal Ético.
24 Propiedad intelectual e industrial
Todos los empleados del Grupo deben respetar los derechos de propiedad intelectual e industrial en relación con su propio “Know How”, proyectos, software, sistemas informáticos, manuales, programas formativos, documentación de la entidad, la información de los clientes, del negocio o de las operaciones que sólo debe utilizarse en beneficio del Grupo, así como cualquier información facilitada o compartida con cualquier colaborador relacionado con la misma.
Igualmente, todo el resultado del trabajo profesional pertenece al Grupo y, por tanto, todo el desarrollo, ideas, productos, etc. es propiedad de la misma.
No se debe utilizar el nombre, imagen, logo o marca para otra actividad que no tenga que ver con la actividad profesional relacionada con el Grupo.
Se deben respetar también los derechos de propiedad intelectual e industrial de productos y servicios de terceros ajenos a la empresa.
En el supuesto que un miembro del Grupo o un tercero relacionado con ésta, tenga el indicio, sospecha, conocimiento de alguna infracción sobre la materia contenida en este apartado, o duda sobre una determinada actuación, deberá comunicarlo inmediatamente a través del Canal Ético implementado.
25 Compromiso de prevención penal
La introducción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas, tras las sucesivas reformas del Código Penal operadas por las Leyes Orgánicas 5/2010 y 1/2015, han provocado concienciación y compromiso ante la Ley y las normas para prevenir toda conducta ilícita, aplicando un sistema de prevención penal de acuerdo con los elementos previstos en el Código Penal. El Grupo está totalmente alineada con el compromiso de prevención penal y, por ello, ha implementado un sistema de prevención de delitos corporativos de acuerdo con los elementos establecidos en dicha norma penal. En concreto y entre otros, ha implementado los siguientes ejes de prevención:
- Designación de Órgano de Control / Compliance Officer, responsable del seguimiento y control de prevención penal del Grupo.
- Aprobación de un Modelo de Prevención de delitos, acorde con los requisitos de la norma, la actividad y riesgos de la actividad y operaciones del Grupo.
- Plan de seguimiento, control y mecanismos de reacción con el soporte de expertos independientes.
- Plan de Comunicación / Formación a las personas y entidades involucradas en el sistema de prevención penal.
- Informe de Situación / Evaluación anual del Modelo de Prevención por Experto Externo.
Este compromiso forma parte también del compromiso ético que el Grupo ha adoptado. En consecuencia, ante cualquier incumplimiento del modelo y protocolos de prevención penal y, en particular, ante posibles indicios, sospechas o evidencias de una presunta conducta ilícita o delictiva, tienen la obligación de informar de los posibles riesgos e incumplimientos mediante el Canal Ético que el Grupo ha implementado.
TÍTULO IV
CANAL ÉTICO
El Canal Ético es una herramienta que el Grupo facilita a cualquier miembro o tercero, para garantizar la adecuada aplicación y efectividad de los principios y valores que se recogen en el presente Código Ético, con el fin de que se comunique por medio de éste cualquier incidencia, indicio y/o sospecha que contradiga los principios del mismo y de los protocolos, políticas y normas internas del Grupo.
La dirección de acceso al canal es: https://www.corporate-ethicline.com/nexum/
26 Configuración y diseño
El Canal Ético se configura como uno de los ejes fundamentales para el adecuado cumplimiento y actualización del Código Ético permitiendo, junto con el resto de los elementos esenciales, detectar y/o evitar cualquier incumplimiento. En este sentido, el Canal Ético es un canal de comunicación implementado por el Grupo para recibir toda información que sea detectada por un miembro o tercero vinculado con la misma, en relación con cualquier actitud contraria a los valores y principios del cumplimiento normativo, siempre que sea conocedor de ello.
Con el fin de poder acreditar el cumplimiento de todas las garantías necesarias, el Grupo ha diseñado un Canal Ético como instrumento de control y de prevención, gestionado por BONET consulting, empresa externa especializada, para aportar los más altos niveles de profesionalidad, experiencia, independencia, confidencialidad y cumplimiento de la normativa de protección de datos, en las comunicaciones que se realizan a través del mismo.
27 Garantías y Responsabilidades
El Grupo, además de las garantías anteriormente mencionadas propias del Canal, cumple con la protección de la confidencialidad, con el correcto tratamiento de los datos de carácter personal que se faciliten y con el máximo respeto de los derechos de la persona comunicante de cualquier incumplimiento, indicio y/o sospecha del ejercicio de una actividad contraria al Código Ético. La configuración y gestión del Canal por parte de un experto externo garantiza la independencia del mismo, la no alterabilidad del contenido de las propias comunicaciones/denuncias, así como la proporción de una evidencia de la comunicación que permite la acreditación de la misma.
Asimismo, el Grupo ha desarrollado un protocolo de gestión del Canal que contempla, con la participación de expertos externos independientes, la protección del comunicante / denunciante de posibles represalias y los mecanismos de evitación de conflictos de interés respecto de los gestores internos del Canal Ético.
El compromiso de Ética y Responsabilidad está configurado entorno a la propia voluntad del Grupo y sus miembros vinculados, junto con el marco normativo de aplicación propio a su actividad. Por todo ello, la comunicación y uso del Canal Ético, es un derecho, un deber y una obligación de todos los miembros y entidades vinculados o relacionados con el Grupo. Todas las comunicaciones, peticiones y/o denuncias, deben realizarse bajo el principio de buena fe y, por tanto, deben basarse en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento que debe ser comunicado.
De igual modo, el principio de buena fe requiere que en ningún caso pueda desprenderse que existe falsedad, falta a la verdad o intención de venganza o de perjudicar a un tercero.
28Responsable del Canal Ético
Se ha designado a un responsable operativo de la Gestión del Canal Ético como encargado de recibir las comunicaciones y aplicar el protocolo de análisis, comunicación y funcionamiento del mismo. Todo ello en coordinación con el experto independiente responsable del Canal. Todas las Comunicaciones son registradas y tratadas con garantías de confidencialidad y no alteración del registro a través de la aplicación e informes de actividad del experto externo responsable del Canal.
TÍTULO V
OBLIGATORIEDAD Y RESPONSABILIDAD
29 Obligación de seguimiento y comunicación
Toda persona vinculada con el Grupo, como trabajadores, directivos, administradores, clientes, terceros colaboradores o proveedores, tiene la obligación de seguimiento de los principios y valores del presente Código Ético. Y, en este mismo sentido, en el caso de tener indicios, sospechas y/o conocimiento de la comisión de un acto presuntamente irregular o contrario a este Código Ético y de cualquier otro código o manual de cumplimiento normativo, debe comunicarlo inmediatamente a través del Canal implantado por el Grupo. Una vez hecho el comunicado, se valorará y determinará cuál debe ser el procedimiento a seguir y cómo proceder.
El incumplimiento del presente Código es motivo de aplicación del régimen disciplinario a nivel laboral y mercantil. Cada una de las Entidades pertenecientes al Grupo notificará y sancionará las acciones u omisiones contrarias al presente Código en las que incurran los empleados, colaboradores o cualquier miembro relacionado con el Grupo y, en particular, la no comunicación de cualquier sospecha o conocimiento de incumplimiento normativo, o infracción de los protocolos y normas internas del Grupo.
Para el caso de que sea detectado un incumplimiento o conducta que infrinja las disposiciones estipuladas, se pondrá en conocimiento del responsable designado a tal efecto, quien realizará las oportunas investigaciones analizando los hechos y, en su caso, impondrá las medidas previstas por el propio Grupo en coordinación con el régimen disciplinario establecido en el Convenio colectivo de aplicación de cada una de las entidades que conforman el Grupo y el Estatuto de los Trabajadores y el marco normativo aplicable a las entidades.
TÍTULO VII
31 Revisión y actualización del Código Ético.
El responsable o responsables designados del Código Ético deberán revisar y, en su caso, actualizar el presente Código Ético anualmente para adaptarlo a todas aquellas circunstancias que puedan ir surgiendo, si procede. Los elementos para considerar, entre otros, son los siguientes:
- Desarrollo de nuevas actividades de riesgo;
- Tipología de comunicados recibidos a través del Canal;
- Cambios normativos;
- Recomendaciones / propuestas por parte de los asesores / colaboradores externos como consecuencia de los informes o dictámenes emitidos por éstos;
- A propuesta del Órgano de Administración.
A tal efecto, se incluirá en la memoria anual un apartado expreso donde se deberá establecer la necesidad o no, motivada, de actualización del Código Ético.
TÍTULO VIII
32Entrada en vigor
El contenido del presente Código Ético es de cumplimiento obligado para todos los destinatarios del mismo desde el momento que se proceda a su comunicación, debiéndolo de aceptar y cumplir en todos sus términos.
Se mantendrá vigente hasta que sea modificado o sustituido, y debidamente aprobado y ratificado por el Órgano de Administración del Grupo, entrando en vigor desde el momento que se proceda a su comunicación.
TÍTULO IX
33 Agradecimientos y necesidad de colaboración
El Grupo, ante todo quiere agradecer la participación activa de todos los destinatarios del presente Código Ético y de su seguimiento y aplicación para cumplir con el compromiso de ética y cumplimiento normativo.
La comunicación mediante el Canal Ético, por parte de los directivos, empleados y otras entidades relacionadas con el Grupo, es básica y preceptiva para detectar infracciones de las instrucciones corporativas y/o de la realización de actividades que pudieran ser irregulares o contrarias al presente Código Ético.
Asimismo, el Grupo está abierta a cualquier sugerencia y/o propuesta que pueda favorecer y mejorar el día a día de la misma, remarcando la necesidad de que todos los empleados y miembros relacionados con el Grupo o terceros colaboren para cumplir con sus valores y principios.